In unserem heutigen Blogbeitrag geben wir Ihnen Tipps für die Auswahl einer passenden CAFM-Software.
Das A und O: Anforderungen an die CAFM-Software definieren
Die schlechte Nachricht zuerst: Die Auswahl einer neuen Software kostet Zeit. Nicht nur bei der Suche nach Anbietern, dem Testen von Software oder Vertragsverhandlungen: Es kann gar nicht oft genug gesagt werden, wie wichtig klar formulierte Anforderungen für Auswahl geeigneter Software ist. Benötigen Sie ein Flächenmanagement oder eine Raumbelegungsplanung für Ihre Mitarbeiter in den Gebäuden? Wollen Sie Ihre externen FM-Dienstleister steuern oder überwiegend Eigenleistungen erbringen? Welche Bilanzen und Reports sollen erstellt werden?
Nun aber die gute Nachricht: Wenn Sie sich Ihre Wünsche bewusst vor Augen führen, sparen Sie später Zeit bei der Einführung der Software. Sie können nun „auf einen Blick“ identifizieren, welche Software auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.
Alternativen abwägen: Eigene Software oder die des FM-Dienstleisters
Viele FM-Dienstleister bieten Ihnen die Nutzung der eigenen CAFM-Software an. Wir empfehlen in den meisten Fällen die Nutzung einer eigenen, ungebundenen Software. Sollten Sie sich für das Modell mit Ihrem Dienstleister entscheiden, prüfen Sie unbedingt einige Punkte:
- Haben Sie uneingeschränkten Zugriff auf Ihre Daten? Wo liegt die Datenhoheit?
- Was geschieht bei einem möglichen Dienstleisterwechsel mit Ihren Daten?
- Gibt es Probleme mit den Datenschutzrichtlinien Ihrer Organisation/Ihres Unternehmens?
Mobile, App-basierte Anwendungen oder serverbasierte Weblösung
Für das Meldemanagement oder die Kontrolle vor Ort sind mobile Anwendungen auf einem Gerät ungemein hilfreich. Andererseits möchte man bei ausführlicheren und länger andauernden Arbeiten vielleicht lieber am Desktop arbeiten. Die meisten Anbieter stellen CAFM-Systeme zur Verfügung, die eine Mischung aus mobiler und serverbasierter Anwendung sind. Fragen Sie nach!
Schnittstellen prüfen: Sollen andere Software-Systeme an das CAFM angebunden werden?
Achten Sie darauf, ob Sie die CAFM-Software mit bestehender Software verknüpfen können. Nutzen Sie beispielsweise ein hausinternes Adress-Management-System und wollen dies nicht gesondert über das CAFM betreiben? Prüfen Sie vor dem Kauf die CAFM-Software auf bestehende Schnittstellen oder sprechen Sie die Entwickler auf mögliche Erweiterungen an.
Zugriffsrechte verwalten
Insbesondere die Einbindung externer Mitarbeiter, wie beispielsweise Ihrem FM-Dienstleister, macht die Verwaltung von Zugriffsrechten problematisch. Die meisten CAFM-Programme bieten eine automatisierte Verwaltung über verschiedene Rollenbilder. Reports für Geschäftsführer, Wartungspläne für Technikmitarbeiter, Ticketing für alle – klären Sie im Vorfeld ab, welche Rollen Sie benötigen. Achten Sie dabei insbesondere auf die Rechte von externen Mitarbeitern.
— Zum 2. Teil des Beitrags —
Weitere Tipps und Handlungsempfehlungen erhalten Sie im 2. Teil dieser Serie.
Haben Sie weitere Fragen oder Anregungen? Wir helfen Ihnen gerne auch persönlich weiter, prüfen mögliche Anbieter oder unterstützen Sie bei der CAFM-Ausschreibung. Sprechen Sie uns einfach an.
— Über die Autorin —
Chantal Weiland hat Kommunikations- und Medienwissenschaft studiert. Nach Ihrem Abschluss vertiefte sie ihre Kenntnisse im Bereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit in verschiedenen Unternehmen. Seit 2014 betreut sie das Marketing sowie das Benchmarking bei rotermund.ingenieure.
