Kosten reduzieren, Leistungen optimieren! Ein Widerspruch?
Mitnichten, denn durch eine erfolgreiche Ausschreibung lassen sich beide Ziele verwirklichen.

Wir informieren Sie umfassend über den Ablauf und den Nutzen von Facility Management (FM) Ausschreibungen: Vom Konzept bis zur Vergabe.

Was ist eine Ausschreibung?

Unter Ausschreibung versteht man ein Verfahren, in dem Unternehmen aufgefordert werden, Angebote für FM-Dienstleistungen abzugeben. Insbesondere im öffentlichen Bereich ist die Vorgehensweise streng reglementiert.

Ausschreibungen und öffentliche Vergabe – Warum eigentlich?

Nach unseren Erfahrungen werden durch einen unstrukturierten Einkauf von FM-Dienstleistungen häufig unnötig hohe Summen ausgegeben. Mit einer Ausschreibung lassen sich die Kosten in den meisten Fällen um 25-35% reduzieren.

Besonders interessant ist im nicht-öffentlichen Bereich die Möglichkeit, durch geschickte Vergabeverhandlungen im Ergebnis ein besonders gutes Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen.

Diese Leistungen können ausgeschrieben werden

Grundsätzlich können alle Bereiche des Facility Managements ausgeschrieben werden.
Die folgenden Leistungen werden in der Praxis besonders häufig angefragt:

TGM

Technisches
Gebäudemanagement
(TGM)

Instandhaltung
- Inspektion
- Wartung
- Instandsetzung
Sachkunde- und Sachverständigenprüfung

IGM

Infrastrukturelles
Gebäudemanagement
(IGM)

Reinigung
Winterdienste
Sicherheitsdienste
Empfangsdienste
Catering

KGM

Kaufmännisches
Gebäudemanagement
(KGM)

Versicherungsleistungen

Ob die Vergabe gebündelt oder in Einzelverträgen erfolgen soll, legt das jeweilige Ausschreibungs-Konzept auf Grundlage Ihrer individuellen Anforderungen fest. Grundsätzlich gilt: Je größer das Vergabepaket, desto wirtschaftlicher kann das Ergebnis gestaltet werden. Hierzu beraten wir Sie gerne!

Häufigste Ausschreibungsarten

Die häufigsten Formen der Ausschreibung sind:

Massenbezogene Ausschreibung

In der massenbezogenen Ausschreibung geht es darum, dem Anbieter eine möglichst genaue Aufstellung über die Leistung und Massen der zu erbringenden FM-Dienstleistungen zu übergeben. Dies ermöglicht dem Dienstleister eine gute Kalkulationsgrundlage und damit eine hohe Preissicherheit.

Funktionale Ausschreibung

Bei der funktionalen Ausschreibung geht es darum, ein Ziel für die Dienstleistungserbringung und Ergebnisse zu definieren. Die Anforderungen werden allgemein formuliert. Im Vordergrund stehen dabei der Erfolg und die Qualität bei der Vertragserfüllung.

Massenbezogene-funktionale Ausschreibung

Bei dieser Form der Ausschreibung wird einerseits die zu erbringende Qualität der Leistungen funktional beschrieben. Die zur Leistungsabrechnung benötigten Massen werden jedoch genau definiert.

Was sind die Vor- und Nachteile dieser Ausschreibungsarten? Dieser Frage gehen wir in einer Fachveröffentlichung nach.
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Durchführung und wesentliche Bestandteile einer Ausschreibung

Der Standard-Ablauf

Eine Ausschreibung von FM-Dienstleistungen muss gewissenhaft vorbereitet sein. Die folgende Grafik skizziert die typischen Komponenten einer Ausschreibung und gibt einen beispielhaften Überblick über die einzelnen Phasen.

Der innovative Ablauf

Der oben geschilderte Ablauf hat für Dienstleister den Nachteil, dass Sie nur wenig Innovationen einbringen können. In der Vergangenheit konnten wir bereits innovative Wettbewerbe begleiten. Diese erfordern im Vergleich mehr Ausschreibungs- und Vergabezeit. Der Ansatz bringt aber enorme Vorteile für den Auftraggeber und führen ihn zu einem wirklich „passenden“ FM-Dienstleister.

DETAILLIERT… DETAILLIERTER…:
UNSERE DATENBANK!

Durch unsere umfangreiche Ausschreibungsdatenbank sind rotermund.ingenieure in der Lage, jederzeit Kosten detailliert zu ermitteln (einschließlich Schätz-LVs)

Die einzelnen Leistungspositionen sind mit Kosten bzw. Einheitspreisen hinterlegt. Dies ermöglicht uns – auch ohne die Durchführung eines Ausschreibungsverfahrens – einen qualifizierten Marktabgleich vorhandener Verträge.

Kosten reduzieren, Leistungen optimieren! Ein Widerspruch? Mitnichten, denn durch eine erfolgreiche Ausschreibung lassen sich beide Ziele verwirklichen.