Von der Idee zum neuen Vertrag
Leistungen
Die externe Vergabe von Facility-Management-Dienstleistungen ist generell empfehlenswert. Durch die Wettbewerbssituation am Markt können Leistungen kostengünstig eingekauft werden.
Es ist aber Vorsicht geboten, denn die Marktpreisentwicklung liegt momentan teilweise deutlich unter den notwendigen Kosten für qualitativ auskömmlich kalkulierte Leistungen.
rotermund.ingenieure helfen Ihnen gerne dabei, dieser Entwicklung durch einen guten FM-Vertrag entgegenzuwirken.
Testen Sie unsere Fachkenntnis und sprechen Sie uns an!
Vorbereitungsphase
AUFBAU- UND ABLAUFORGANISATION
Bestehende Aufbau- und Ablauforganisationen werden erfasst und untersucht. Die Analyse der Geschäftsprozesse dient der eindeutigen Definition der Leistungsanforderungen an einen Dienstleister. Die Leistungsabgrenzung und der zukünftige Organisationsaufbau werden festgelegt. rotermund.ingenieure unterstützen Sie hierbei mit dem Hintergrund jahrelanger Markterfahrung. Profitieren Sie z.B. von unseren anpassungsfähigen Geschäftsprozessmustern.
- Untersuchung und Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation
- Definition der Leistungsanforderungen an den Dienstleister
- Erstellung von Geschäftsprozessen
BESTANDSDATENERFASSUNG
Zur Vorbereitung der Ausschreibung werden Bestandsdaten erhoben. Je nach Qualität des vorhandenen Datenbestandes können Bestandsaufnahmen erforderlich werden, bei denen wir Sie gerne mit unterschiedlichen Methoden unterstützen.
- Aufnahme bestehender Dienstleistungsverträge
- Aufnahme von Regieleistungen
- Erstellen von Formularen für die Aufnahme von Bestandsdaten
- Koordination oder/und Durchführung der Bestandsdatenaufnahme TGM/IGM
Erstellung des Ausschreibungskonzeptes
AUSSCHREIBUNGSKONZEPT
Wir unterstützen Sie mit unserer Praxiserfahrung bei der Wahl der Ausschreibungsart und erstellen den Ausschreibungsprozess für Sie. Zudem übernehmen wir das Projektmanagement mit einer detaillierten Projektzeitplanung.
- Wahl der Ausschreibungsart
- Erstellung des Ausschreibungsprozesses
- Übernahme Projektmanagement für den gesamten Ausschreibungsprozess
Ausschreibung
BIETERAUSWAHL
Im Zuge einer optionalen Bieterauswahl hat sich ein vorab durchgeführter Teilnehmer-Wettbewerb als sehr gutes Werkzeug herausgestellt. Inhalt dieser auch als Präqualifikation bezeichneten Phase ist das „vorfiltern“ möglicher potentieller Dienstleister auf eine praktikabel zu handhabende Anzahl. Weitere Informationen zu Auswahlkriterien und zur Festlegung des Bieterkreises finden Sie in unserer kostenfreien Fachveröffentlichung „Ausschreibung von FM-Dienstleistungen“.
- Aufstellung Bieterkreis nach Markterfahrung
- Durchführung Teilnahmewettbewerb und ggf. Bieterkolloquium
- Ergebnisdarstellung über eine Bewertungsmatrix
VERTRAGSMUSTER
Der Gebäudemanagement-Vertrag enthält die vertraglichen Rahmenbedingungen. Dies sind u.a. die Pflichten beider Vertragsparteien, Art und Umfang der Vergütung, Umgang mit Leistungsmehrungen oder –minderungen oder der Kündigung des Vertrages. Hierzu fertigen wir einen Entwurf des Outsourcing-Vertrages, in dem Begriffe und Regelungen mit Hinweis auf gültige Richtlinien definiert sind.
- Nutzung von bewährten Standardverträgen
- Erstellen des Vertrages für das Gebäudemanagement
- Definition von Begriffen und Regelungen
LEISTUNGSBESCHREIBUNG
In Abstimmung mit unseren Auftraggebern erstellen wir bedarfsgerechte Leistungsbeschreibungen. Dabei greifen wir auf bewährte Muster zurück, die alle Anforderungen an den Dienstleister enthalten (z.B. Organisation vor Ort, Einsatz von IT-Systemen, Definition der Servicelevel).
- Erstellen der detaillierten Leistungsbeschreibung
- Definition der Anforderungen an den Dienstleister
MASSENTEIL/ LEISTUNGSVERZEICHNIS
Das Leistungsverzeichnis ist die Grundlage für die Angebotssumme. Hier werden, wenn die Ausschreibungsstruktur einen massenbezogenen Teil vorgibt, Massengerüste aufgeführt. Sie beinhalten im wesentlichen Anlagen und Baugruppen der zur bewirtschaftenden Immobilie.
- Aufstellung der Leistungsverzeichnisse
- Erstellen des Massenteils der zu erbringenden Leistungen
ANGEBOTSEINHOLUNG
Im Rahmen der Angebotseinholung beantworten wir Bieterfragen und begleiten ggf. Ortsbesichtigungen. Zur Qualitätssicherung fragen wir neben den klassischen Angeboten auch ergänzende Bietererklärungen ab.
- Aufforderung zur Angebotsabgabe der Bieter
- Einholen der Angebote
- Abfrage der Unterlagen zur Qualitätsbeurteilung
- Beantwortung der Bieterfragen
Begleitung bei der Umsetzung
ANGEBOTSAUSWERTUNG
Nach der Angebotsabgabe durch die Bieter prüfen wir die Angebote auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit. Zur Vergleichbarkeit der Angebote wird ein detaillierter Preisspiegel aller Einzelpreise und Summen erstellt. Die zusätzlichen Bieterangaben werden im Rahmen der kaufmännischen und technischen Angebotsprüfung bewertet.
- Bewertung der angebotenen Leistungen
- Bewertung der Angebote mit Preisspiegel
- Kaufmännische und technische Angebotsprüfung
VERGABEGESPRÄCHE/ AUFKLÄRUNGSGESPRÄCHE
Gemeinsam mit Auftraggebern aus dem privat-wirtschaftlichen Bereich führen wir Vergabeverhandlungen mit den Bietern. Zusätzliche Absprachen mit dem künftigen Dienstleister werden in den Vertrag aufgenommen. Öffentliche Auftraggeber unterstützen wir bei der Durchführung der Aufklärungsgespräche.
- Führen der Vergabeverhandlungen (gemeinsam mit dem Auftraggeber)
- Führen der Aufklärungsgespräche (gemeinsam mit dem Auftraggeber)
- Protokollierung der Gespräche und Verhandlungen
VERGABEVORSCHLAG
Unsere Empfehlung für einen Dienstleister erfolgt immer aus einem Mix von monetären Gesichtspunkten, fachlicher Kompetenz des Dienstleisters und Gesamtdarstellung des Anbieters. Nur das perfekte Zusammenspiel dieser drei Faktoren gewährleistet ein optimales Ausschreibungsergebnis und sichert so eine ganzheitliche Gebäudebewirtschaftung.
- Erstellung eines Vergabevorschlages
- Verfassen einer Entscheidungsvorlage für den Auftraggeber
START-UP-PHASE
Auch nach der Vergabe stehen wir Ihnen beratend zur Seite! In der Start-Up-Phase, also der Phase vor dem Beginn der Regelleistungen, müssen Grundlagen für die tägliche Leistungserbringung geschaffen werden. Wir begleiten Sie in dieser Phase und moderieren bei möglichen Unstimmigkeiten.
- Begleitung der Start-Up-Phase
- Durchführung Übergabeinspektion
- Moderation des Dienstleisterwechsels
Audit
AUDIT/ LEISTUNGSPRÜFUNGEN
Wir beraten Sie gerne hinsichtlich eines Controllings der beauftragten Leistungen und führen diese auch selbst durch. Auf Wunsch erfolgt der Audit als Gutachten durch Prof. Uwe Rotermund, Öffentlich-bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management.
- Controlling der externen Leistungen während der Vertragslaufzeit
- Feststellung des Erfüllungsgrades der vom Dienstleister zu erbringenden Vertragsleistungen
