Von der Idee zum neuen Vertrag
Leistungen
Leistungen
Die externe Vergabe von Facility-Management-Dienstleistungen ist generell empfehlenswert. Durch die Wettbewerbssituation am Markt können Leistungen kostengünstig eingekauft werden.
Es ist aber Vorsicht geboten, denn die Marktpreisentwicklung liegt momentan teilweise deutlich unter den notwendigen Kosten für qualitativ auskömmlich kalkulierte Leistungen.
rotermund.ingenieure helfen Ihnen gerne dabei, dieser Entwicklung durch einen guten FM-Vertrag entgegenzuwirken.
Testen Sie unsere Fachkenntnis und sprechen Sie uns an!
Bestehende Aufbau- und Ablauforganisationen werden erfasst und untersucht. Die Analyse der Geschäftsprozesse dient der eindeutigen Definition der Leistungsanforderungen an einen Dienstleister. Die Leistungsabgrenzung und der zukünftige Organisationsaufbau werden festgelegt. rotermund.ingenieure unterstützen Sie hierbei mit dem Hintergrund jahrelanger Markterfahrung. Profitieren Sie z.B. von unseren anpassungsfähigen Geschäftsprozessmustern.
Zur Vorbereitung der Ausschreibung werden Bestandsdaten erhoben. Je nach Qualität des vorhandenen Datenbestandes können Bestandsaufnahmen erforderlich werden, bei denen wir Sie gerne mit unterschiedlichen Methoden unterstützen.
Wir unterstützen Sie mit unserer Praxiserfahrung bei der Wahl der Ausschreibungsart und erstellen den Ausschreibungsprozess für Sie. Zudem übernehmen wir das Projektmanagement mit einer detaillierten Projektzeitplanung.
Im Zuge einer optionalen Bieterauswahl hat sich ein vorab durchgeführter Teilnehmer-Wettbewerb als sehr gutes Werkzeug herausgestellt. Inhalt dieser auch als Präqualifikation bezeichneten Phase ist das „vorfiltern“ möglicher potentieller Dienstleister auf eine praktikabel zu handhabende Anzahl. Weitere Informationen zu Auswahlkriterien und zur Festlegung des Bieterkreises finden Sie in unserer kostenfreien Fachveröffentlichung „Ausschreibung von FM-Dienstleistungen“.
Der Gebäudemanagement-Vertrag enthält die vertraglichen Rahmenbedingungen. Dies sind u.a. die Pflichten beider Vertragsparteien, Art und Umfang der Vergütung, Umgang mit Leistungsmehrungen oder –minderungen oder der Kündigung des Vertrages. Hierzu fertigen wir einen Entwurf des Outsourcing-Vertrages, in dem Begriffe und Regelungen mit Hinweis auf gültige Richtlinien definiert sind.
In Abstimmung mit unseren Auftraggebern erstellen wir bedarfsgerechte Leistungsbeschreibungen. Dabei greifen wir auf bewährte Muster zurück, die alle Anforderungen an den Dienstleister enthalten (z.B. Organisation vor Ort, Einsatz von IT-Systemen, Definition der Servicelevel).
Das Leistungsverzeichnis ist die Grundlage für die Angebotssumme. Hier werden, wenn die Ausschreibungsstruktur einen massenbezogenen Teil vorgibt, Massengerüste aufgeführt. Sie beinhalten im wesentlichen Anlagen und Baugruppen der zur bewirtschaftenden Immobilie.
Im Rahmen der Angebotseinholung beantworten wir Bieterfragen und begleiten ggf. Ortsbesichtigungen. Zur Qualitätssicherung fragen wir neben den klassischen Angeboten auch ergänzende Bietererklärungen ab.
Nach der Angebotsabgabe durch die Bieter prüfen wir die Angebote auf Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit. Zur Vergleichbarkeit der Angebote wird ein detaillierter Preisspiegel aller Einzelpreise und Summen erstellt. Die zusätzlichen Bieterangaben werden im Rahmen der kaufmännischen und technischen Angebotsprüfung bewertet.
Gemeinsam mit Auftraggebern aus dem privat-wirtschaftlichen Bereich führen wir Vergabeverhandlungen mit den Bietern. Zusätzliche Absprachen mit dem künftigen Dienstleister werden in den Vertrag aufgenommen. Öffentliche Auftraggeber unterstützen wir bei der Durchführung der Aufklärungsgespräche.
Unsere Empfehlung für einen Dienstleister erfolgt immer aus einem Mix von monetären Gesichtspunkten, fachlicher Kompetenz des Dienstleisters und Gesamtdarstellung des Anbieters. Nur das perfekte Zusammenspiel dieser drei Faktoren gewährleistet ein optimales Ausschreibungsergebnis und sichert so eine ganzheitliche Gebäudebewirtschaftung.
Auch nach der Vergabe stehen wir Ihnen beratend zur Seite! In der Start-Up-Phase, also der Phase vor dem Beginn der Regelleistungen, müssen Grundlagen für die tägliche Leistungserbringung geschaffen werden. Wir begleiten Sie in dieser Phase und moderieren bei möglichen Unstimmigkeiten.
Wir beraten Sie gerne hinsichtlich eines Controllings der beauftragten Leistungen und führen diese auch selbst durch. Auf Wunsch erfolgt der Audit als Gutachten durch Prof. Uwe Rotermund, Öffentlich-bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management.
Uwe Rotermund
rotermund.ingenieure
Pfenningbreite 8
D-37671 Höxter/Weser
Tel.: +49 (5271) 697 999 8