Ausschreibung, Vergabe und dann läuft alles von alleine?
Die Vergabe von FM-Dienstleistungen nimmt häufig den gleichen Gang. Eine mehr oder weniger detaillierte Ausschreibung wird auf den Markt gegeben. Im Anschluss findet die finale Vergabe – teilweise auch ohne die Fachabteilung – statt. Und was passiert dann?
Dann beginnt der wichtigste Teil, die Umsetzung des Vertrages und Steuerung des externen Dienstleisters.
Wie läuft`s denn normalerweise?
Viele Ausschreibungen werden von den Führungskräften in den FM-Abteilungen in Zusammenarbeit mit Rechtsabteilungen erstellt. Dabei werden viele Detailinformationen, aber auch viel „Gehirnschmalz“ auf noch mehr Seiten Papier gebracht. Danach setzen sich die operativen Mitarbeiter hin, um die Vertragsinhalte zu lesen und direkt zu verstehen. Mitnichten!
Die Praxis zeigt, dass Mitarbeiter sich oftmals erst dann mit Vertragsinhalten und Details beschäftigen, wenn es zu Problemen beim „Leben“ des Vertrages kommt. Doch dann ist es meistens schon zu spät.
Vertragslesung, der Schlüssel zum Erfolg
Vor Vertragsbeginn ist der beste Zeitpunkt, um allen beteiligten Mitarbeiter die Inhalte näher zu bringen. Spätestens mit dem operativen Start des Dienstleisters, noch besser vorher, müssen die wichtigsten Vertragsinhalte in die operative Mannschaft gebracht werden.
Folgende Schwerpunkte sollten hierbei gesetzt werden:
- Vertragsinhalte
- Leistungen
- Betreute Gewerke/Bauteile
- Verständnis des Auftraggebers über die „Denkweise“ der Zusammenarbeit mit dem FM-Dienstleister
Ebenso sollte die interne Organisation so aufgestellt sein, dass die Betreuung und Koordination des externen Dienstleisters sichergestellt ist.
Die operative Umsetzung eines FM-Vertrages kann ohne Steuerung durch den Auftraggeber nicht funktionieren. Dies ist auch immer unter der Sicherstellung der Betreiberverantwortung zu sehen. Auch wenn immer wieder geglaubt wird, mit der Übertragung der Betreiberverantwortung auf einen FM-Dienstleister wäre man als Auftraggeber auf der sicheren Seite, ist dies so nicht der Fall. Die Kontrolle und Koordination des Dienstleisters ist immer Grundvoraussetzung zur Sicherstellung der Betreiberverantwortung. Hier sei auch nochmals die Wichtigkeit des periodischen Berichtswesens (Monats-, Quartals- oder Jahresberichte) hervorgehoben.
Ein zyklisches Audit der durch den Dienstleister zu erbringenden Leistungen durch den Auftraggeber sollte ebenfalls fester Bestandteil im Laufe des Vertragszeitraums sein.
Wenn Sie weitere Fragen zur Erstellung und Umsetzung von Ausschreibungen und FM-Dienstleistungsverträgen haben oder wir Sie dabei unterstützen können, sprechen Sie mich gerne an.
– Über den Autor –
Dirk Wanders MSc ist geschäftsführender Gesellschafter von rotermund.wanders.ingenieure in Gelsenkirchen. Er hat vor seiner Tätigkeit als Berater jahrelang als Betreiber einer hoch anspruchsvollen Immobilie Erfahrung in der operativen und strategischen Umsetzung von FM-Dienstleistungsverträgen gesammelt. Sein Schwerpunkt liegt in der Strategieberatung (Organisations- und Betreiberkonzepte im FM), Betreiberverantwortung und dem strategischen Qualitätsmanagement im FM.
