Ein Gastbeitrag von Maike Korte, Studentin an der HAWK Holzminden und Praktikantin im Bereich FM-Beratung bei rotermund.ingenieure.
Aufträge zur Ausschreibung von Leistungen rund ums Gebäude werden häufig auf der Grundlage eines Leistungsverzeichnisses oder mithilfe eines individuell erstellten Angebots vergeben. Der vergabebetreuende Berater verlangt ein bestimmtes Paket an Unterlagen ab und fordert zur Angebotsabgabe auf. Im Vorfeld der Zuschlagserteilung erfolgen immer öfter sogenannte Bieter-/Vergabegespräche. Hierzu werden mehrere Vertreter aus der Dienstleistungsbranche geladen, welche sich um die Auftragserteilung bewerben. Die vorher abgegebenen Angebotskalkulationen der bietenden Dienstleistungsunternehmen werden ggf. vom vergabebetreuenden Beratungsunternehmen zusammengefasst und offengelegt.
Allgemein gilt: Günstig ist nicht immer gut
Abgesehen von der preislichen Einordnung müssen die eingereichten Unterlagen bei Bietergesprächen unbedingt auch auf Vollständigkeit überprüft werden, um sicherzugehen, dass der Dienstleister das volle Leistungspaket abgelten kann. Mithilfe dieser Informationen und Referenzen der Dienstleister, sowie der Erfahrung des Beratungsunternehmens mit selbigen, werden einzelne Bieter ausgesucht und zu einem Vergabegespräch eingeladen. Hier können der Leistungsumfang, die Zahlungsbedingungen und weitere vertragliche Angelegenheiten verhandelt werden. Es bietet sich die Möglichkeit anhand eines vorher ausgefertigten Fragebogens kritische Inhalte des Vertrages abzuprüfen und missverständliche Formulierungen der Leistungsbeschreibung zu korrigieren und ggf. die Vorstellungen des Bieters mit denen des Auftraggebers abzugleichen.
Protokoll: So ist man auf der sicheren Seite
Die Führung von Gesprächsprotokollen bei Vergabeverhandlungen ist dringend anzuraten, um die mündlich getroffenen Vereinbarungen zu dokumentieren. Die Protokolle sind, falls möglich sofort im Anschluss an das Gespräch, von beiden Seiten gegenzuzeichnen. Anschließend können die Inhalte des Protokolls in das Vertragswerk integriert oder als Anlage angehängt werden. In jedem Fall sollte die Niederschrift verwahrt werden, um sie in Konfliktsituationen oder gar gerichtlichen Auseinandersetzungen heranziehen zu können. Mit der entsprechenden Unterschrift hat diese dann auch Bestand.
Über die Autorin
Maike Korte studiert Immobilienwirtschaft und -management an der HAWK Holzminden und unterstützt uns aktuell im Rahmen eines Praktikums im Bereich FM-Beratung. Daneben bereitet sie sich momentan auf ihre Bachelorarbeit vor.
