Case Study einer Kommune in Hessen
Mit diesem Problem stand unser Kunde, eine Kommune in Hessen, nicht alleine da: Für die anstehende Ausschreibung von TGM-Leistungen fehlten schlicht die Bestandsdaten. Genauer gesagt waren zwar einige Unterlagen vorhanden, diese waren aber unvollständig und unsortiert. Dies zeigte sich beispielsweise im Rahmen der späteren Bestandsaufnahme, in der unser Mitarbeiter über Pappkartons stolperte: Die zuvor vermisste Baudokumentation wurde nun doch gefunden.
Die Schilderung klingt ziemlich abenteuerlich und mag im ersten Moment kein gutes Bild auf die Verwaltung werfen. Dem möchten wir aber gezielt widersprechen und darauf hinweisen, dass diese Situation durchaus kein Einzelfall ist – weder bei öffentlichen Institutionen noch bei privatwirtschaftlichen Unternehmen.
In ca. 85% aller Ausschreibungsprojekte muss zunächst eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden.
Einsatz der fm.datenbank
Ziel war es also, die im Rahmen der Bestandsaufnahme aufgenommenen Daten künftig strukturiert abzubilden und im Anschluss eine fortlaufende Datenpflege zu gewährleisten. Dies erreichte die Kreisstadt mit dem Einsatz der fm.datenbank: Nachdem die Datenbank eingerichtet und vollständig befüllt war, konnte unser Auftraggeber die Daten im ersten Schritt zum Aufbau des Leistungsverzeichnisses für die eingangs erwähnte Ausschreibung nutzen. Künftig werden die Daten durch den neuen Dienstleister gepflegt, wodurch die Kreisstadt auch mit Blick in die Zukunft weiterhin jederzeit aktuelle Bestandsdaten vorhalten kann.
Zudem nutzt die Kreisstadt die Datenbank zur Wartungsplanung und Prüfverwaltung. Um auch kleinere ortsansässige Unternehmen bei der Ausschreibung zur berücksichtigen, wurden die TGM-Leistungen in Losen ausgeschrieben. Damit einhergehend sind nun verschiedene Unternehmen mit Leistungen betraut, die seitens des Gebäudemanagements kontrolliert und nachvollzogen werden müssen. Im Rahmen der Wartung wurden alle neuen Dienstleister vertraglich verpflichtet, die Wartungsprotokolle in die fm.datenbank hochzuladen. Somit hat die Verwaltung trotz komplexer Unternehmensstrukturen und Anlagen jederzeit einen Überblick über den aktuellen Wartungsstand.
