Dienstag. 19. 06. 2018
  // von Uwe Rotermund

Haben Sie ein strukturiertes Berichtswesen?

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Strukturiertes Berichtswesen ist notwendig

Schon vorab: Ein strukturiertes Berichtswesen ist für uns unerlässlich. Warum dies so ist, möchte ich am Beispiel eines aktuellen Dienstleistungsaudits beschreiben:

Zur Beurteilung der Dienstleistungserbringung benötigen wir die Dokumentation der durchgeführten Leistungen. Auf Nachfrage nach diesen Unterlagen wurden uns bei dem auditierten Objekt uns Dateien auf einem Datenträger übergeben. So weit, so gewöhnlich. Stutzig machte jedoch der Inhalt des Datenträgers: Zu finden waren über 5.000 Dateiordner, teilweise leer oder mit bis zu 20 Dateien gefüllt. Aus gutachterlicher Sicht ist dies unverwertbar, entspricht die Suche doch der nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen.

Das strukturierte Berichtswesen der FM-Dienstleistungen ist nach unserer Auffassung eine wesentliche Leistungsanforderung. Insbesondere aus Sicht der Betreiberverantwortung muss der Auftraggeber stets die fachgerechte Durchführung der FM-Leistungen nachweisen können. Welche Risiken durch kein Berichtswesen, eine „Loseblatt-Sammlung“ oder den oben beschrieben Datenträger entstehen, muss man nicht weiter erläutern.

 

Vorgaben für das Berichtswesen erstellen

Aus diesem Grund sollten Sie Vorgaben für das Berichtswesen Ihrer FM-Dienstleister erstellen. Eine gute FM-Ausschreibung fordert mindestens Wochen-, Monats-, Quartals- und Jahresberichte mit jeweils differenzierten Inhalten.

Seitens rotermund.ingenieure erstellen wir auf Wunsch Vorgaben für das Berichtswesen und stimmen diese in der Start-Up-Phase mit dem zukünftigen FM-Dienstleister ab. Dabei legen wir u.a. großen Wert auf die verschiedenen Aspekte der Betreiberverantwortung. Die Einhaltung der Vorgaben des Berichtswesens wird im laufenden Vertrag zyklisch geprüft.

 

Dokumentation auf einem Ausdehnungsgefäß

So bitte nicht: Dokumentation auf einem Ausdehnungsgefäß (Bild U. Rotermund)

 

Kurzcheck Immobilien-Bewirtschaftung

Dieser Beitrag ist eine Vertiefung unseres Kurzchecks zur eigenen Beurteilung der Immobilien-Bewirtschaftung. Den Online-Test können Sie mit Klick auf den vorgenannten Link kostenlos und unverbindlich durchführen.

Ihr Kontakt/Ansprechpartner:

Uwe Rotermund

rotermund.ingenieure
Pfenningbreite 8
D-37671 Höxter/Weser

Tel.: +49 (5271) 697 999 8

info@rotermundingenieure.de