Management der Bestandsdaten
Sind die Bestandsdaten alle aufgenommen und vollständig, stellt sich die Frage nach einer geeigneten Datenverwaltung. Die zwei gängigsten Lösungen sind hierbei die Bestandsdatenverwaltung in Excel-Tabellen und in CAFM-Systemen. Die Verwaltung mit Hilfe von Excel-Tabellen ist die einfachste Lösung. Wohingegen die Verwaltung mittels eines CAFM-Systems am aufwendigsten ist. Daher wurde von den rotermund.ingenieuren eine Zwischenlösung entwickelt: Die fm.datenbank. Die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen stellen wir Ihnen nun vor.
Excel-Listen
Die Verwaltung der Bestandsdaten in MS Excel ist die am häufigsten verwendete Methode. Excel ist in den
meisten Unternehmen Bestandteil der Office-Software und daher sehr beliebt bei den Nutzern. Allerdings
lassen sich in Excel nur bedingt Anlagendaten und Attribute zu den verschiedenen Anlagen zuordnen.
Für die Verwendung von Excel spricht
- Excel ist in den meisten Unternehmen vorhanden
- Einfache Bedienung
- Mitarbeiter sind mit Excel vertraut
Dagegen spricht
- nur beschränkte Filtermöglichkeiten
- sehr unübersichtlich
- in der Regel nur lokaler Datenzugriff
- Zuordnung von Anlagendaten (Attributen) schwierig
- sehr fehleranfällig
- kaum Rechtssicherheit
CAFM-Systeme
Bei der technischen Unterstützung des FM wird generell vom Computer Aided Facility Management (CAFM) gesprochen. Es dient zur Unterstützung des FM in Form eines Computerprogramms, wie beispielsweise eine Datenbank. Ein vollwertiges CAFM System sollte alle FM Kernprozesse bzw. Funktionalitäten wie beispielsweise Bestandsdokumentation, Flächenmanagement, Umzugsmanagement, Betriebskostenmanagement, Vermietungsmanagement, Instandhaltungsmanagement etc. unterstützen.
Hohe Kostenfaktoren und keine individuellen Anpassungsmöglichkeiten sind jedoch oft die Kehrseite von umfangreichen CAFM Systemen.
Für die Verwendung eines CAFM-Systems spricht
- bildet eine Vielzahl an Anlagendaten ab (Attribute)
- einfache Navigation
- Grundvoraussetzung eines professionellen FMs
- Mehr Rechtssicherheit
- Erleichtert die Dienstleistersteuerung
- Kein Zugriff durch externe Dienstleister
Dagegen spricht
- kostenintensiv
- weiterer Aufwand für Customizing
- unter Umständen nur lokalen Datenzugriff
- zeitaufwändige Einrichtung
- hoher Wartungsaufwand
- eingeschränkte Zugriffsrechte aufgrund Verknüpfung zu Mitarbeiterdaten
fm.datenbank
Vor einigen Jahren wurde von rotermund.ingenieure die fm.datenbank entwickelt. Sie soll rein zur Verwaltung der technischen Anlagen und Anlagenteile dienen und den Nutzer bei der Verwaltung der Wartungs- und Prüfzyklen unterstützen. Die fm.datenbank kann als Ergänzung zu einem vorhandenen CAFM System genutzt oder als Grundstein zur Anlagenverwaltung angewandt werden. Nachdem alle vorhandenen Bestandsdaten in die Datenbank eingearbeitet wurden ist eine optimale Übersicht aller bevorstehenden Gebäudemanagementleistungen vorhanden. Mit der Datenbank wird ein zentrales Anlagenkataster geschaffen, dass es weiterhin ermöglicht bei einer Neuausschreibung alle benötigten Daten kurzfristig
bereitzustellen.
Der Hauptaufgabenbereich besteht darin, eine Übersicht der bevorstehenden Prüfungen und Wartungen der Anlagen und Anlageteile zu schaffen. Hierbei wird der Nutzer nach Überschreitung des eingetragenen Zyklus informiert, dass die entsprechende Anlage zu überprüfen ist. Weiterhin dienen die Nachweise der Wartungsleistungen zur Sicherstellung der Betreiberverantwortung und der Verkehrssicherungspflicht.
Für die Verwendung der fm.datenbank spricht
- Günstige Investitions- und Bereitstellungskosten
- Web-Datenzugriff von überall
- Einfache Bedienung
- Geringer Wartungsaufwand
- Zugriffmöglichkeiten für viele Projektbeteiligte (Planer, Nutzer, Dienstleister, TÜV, etc.)
- Mehr Rechtssicherheit
Dagegen spricht
- ersetzt kein CAFM-System
Funktionen der fm.datenbank
Gerne stellen wir Ihnen die Funktionen der fm.datenbank in der Live-Umgebung vor. Die Präsentation erfolgt in der Regel als Online-Meeting und dauert ca. 30 – 45 Minuten. Bei Interesse sprechen Sie uns bitte an.
