Ausschreibungen werden häufig aus der Not geboren
Wir stellen häufig fest, dass die Notwendigkeit einer Ausschreibung aus der Not geboren wird. Sei es, dass der Dienstleister gekündigt hat oder der Auftraggeber Leistungsmängel erkennt, die im besonderen Fall auch Auswirkung auf die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung haben können.
Dann soll es mit der Durchführung der Ausschreibung oft schnell gehen. Dabei stoßen wir immer wieder auf ein mangelhaftes Vertragswerk und fehlende Bestandsdaten. Gerade die unzureichenden Bestandsdaten sind der Hemmschuh für die schnelle Durchführung einer (Neu-)Ausschreibung. Je detaillierter die Bestandsdaten in einem Leistungsverzeichnis abgebildet werden können, desto genauer können Dienstleister im Ausschreibungsverfahren kalkulieren. Zudem erleichtert die genaue Datenbasis spätere Verhandlungen bzw. die Durchführung von Bietergesprächen.
Wie können Sie die Ausschreibung vorbereiten?
Auftraggeber sollten also bereits in Zeiten, in denen noch keine „Not“ herrscht, darauf Wert legen, möglichst genaue Bestandsdaten zu erheben. Dies kann übrigens auch durch die beauftragten Dienstleister geschehen, die die Daten in einem System des Auftraggebers ablegen. rotermund.ingenieure bieten hierfür die eigens entwickelte fm.datenbank an.
Um Mängel an der Leistungserbringung oder am Vertragswerk aufzudecken, empfehlen wir die zyklische Durchführung von Audits. Hierbei werden auch Wünsche des Auftraggebers, die noch nicht im Vertragswerk verankert sind, aufgeklärt. Beispielsweise kann festgelegt werden, dass sich der Dienstleister bei gutachterlich festgestellter Schlechtleistungen an den Kosten für ein Audit beteiligt.
Bei oben genannten Maßnahmen sollten mit weitem Vorlauf vor der Entscheidung zur Durchführung einer Ausschreibung erfolgen, und nicht erst, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist.
Zeitplanung bei einer Ausschreibungsvorbereitung
Bei der Zeitplanung sollten hier 6 bis 9 Monate für den Ausschreibungsprozess berücksichtigt werden. Für die Start-Up-Phase nach einem Dienstleisterwechsel sind – je nach Liegenschaft – 3 Monate zu veranschlagen.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag „Über die Dauer einer Ausschreibung„.
