Die Erstellung von Ausschreibungen gehört für uns zum Tagesgeschäft. Selbstverständlich kennen wir aber auch die andere Seite und bewerben uns regelmäßig bei öffentlichen Auftraggebern, um Beratungsleistungen im Facility Management durchführen zu können.
Vor einigen Wochen haben wir eine Aufforderung zur Erstellung von Ausschreibungsunterlagen für das Infrastrukturelle Gebäudemanagement erhalten. Obwohl es nach einer sehr spannenden Aufgabe klang, haben wir uns jedoch bewusst gegen eine Teilnahme entschieden und uns nicht beworben. Ursächlich für diese Entscheidung war insbesondere der vergleichsweise kurze Zeitraum, in dem die Leistungen erbracht werden sollten. So wurde gefordert, eine komplette Ausschreibung inkl. Vergabe innerhalb von zwei Monaten durchzuführen.
Wie lange dauert eine Ausschreibung?
Dies führt unweigerlich zu der Frage, wie viel Zeit die Durchführung einer Ausschreibung eigentlich in Anspruch nimmt. Vorweg: Wie haben Ausschreibungen und Vergaben bereits in vier Wochen durchgeführt. Prinzipiell würden wir aber immer einen längeren Zeitraum empfehlen.
Ansonsten beeinflussen wie so oft verschiedene Faktoren die Ausschreibungs- und Vergabedauer (vgl. Grafik). Die normale Ausschreibungs- und Vergabezeit beträgt vier bis sechs Monate. Kleinere oder sich wiederholende Ausschreibungen kann man vergleichsweise schnell in ca. zwei bis drei Monaten durchführen. FM-Ausschreibungen von Immobilien-Portfolien oder Ausschreibungen mit integriertem Betriebsübergang sind hingegen deutlich umfangreicher und dauern in der Regel mehr als sechs Monate.
Vorbereitungen treffen
Das Verfahren wird oft dadurch in die Länge gezogen, dass Bestandsdaten nicht vorliegen und zum Teil aufwendig erhoben werden müssen. Über die gängigen Probleme mit der Dokumentation des eigenen Anlagenbestandes informiert Prof. Rotermund in seinem Blogartikel „Von der Suche nach Bestandsdaten“.
Auf die Frage „Können Sie schnell unsere FM-Leistungen ausschreiben?“ antworten wir: Im Prinzip ja, aber Qualität braucht trotz guter Vorlagen und Musterverträge immer auch seine Zeit.
Aus diesem Grund haben wir uns nicht auf die eingangs beschriebene Anfrage beworben. Im Zweifel würden wir dies wieder so entscheiden, denn am Ende vom Tag können alle Parteien von einer sorgfältigen und gründlichen Ausarbeitung nur profitieren.
