Donnerstag. 25. 08. 2016
  // von Chantal Weiland

5 Schritte zu einem übersichtlichen Vertragskataster

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Heute möchte ich ohne lange Umschweife direkt zum Thema kommen: Wie können Sie ein effektives Vertragskataster erstellen?

1. Zusammentragen der laufenden Verträge
Es klingt vielleicht lapidar, kann aber mitunter sehr zeitaufwendig sein: Alle bestehenden Verträge sollten möglichst im Original und immer mit Ergänzungsverträgen und/oder Nachträgen gesammelt und an einer zentralen Stelle abgelegt werden.

 

2. Sichtung und Analyse der Verträge
Bevor es an die Details geht, sollte jeder Vertrag gesichtet und hinsichtlich verschiedener Punkte wie Aktualität, Nutzen für das Unternehmen, Pflichten und Rechten etc. geprüft werden.

 

3. Erstellung des Vertragskatasters
Im Anschluss sollten Sie den Kerndatensatz schriftlich erfassen. Wir empfehlen hierzu die Nutzung einer simplen Excel-Liste. Alternativ kann das Vertragskataster auch in bestehende Software-Programme implementiert werden.

Achten Sie bei der Erstellung darauf, dass Sie mindestens die folgenden Merkmale abbilden:

  • Laufende Nummer
  • Gewerk
  • Auftragnehmer
  • Vertragskosten pro Jahr
  • Sonderleistungen im vergangenen Jahr
  • Gesamtkosten
  • Vertragsbeginn
  • Gleitklausel vorhanden?
  • Laufzeit
  • Kündigungsfrist
  • Einschätzung: Optimierung nötig?

 

4. Regelmäßige Kontrolle
Legen Sie sich einen festen Termin zur Durchsicht des Vertragskatasters fest (beispielsweise 1x pro Jahr).

  • Welche Verträge werden benötigt?
  • Welche können gekündigt oder neu ausgeschrieben werden?

 

5. Nehmen Sie sich Hilfe
Bei all den vorgenannten Punkten unterstützen wir Sie gerne; sei es durch die temporäre Überlassung einer unserer Mitarbeiter zur Hilfe bei der Zusammenstellung und Sortierung der Verträge oder durch die Prüfung Ihrer aktuellen Verträge – gerne auch als gutachterliche Stellungnahme. Sprechen Sie uns an!

Warum ein Vertragskataster so hilfreich ist, habe ich Ihnen in meinem letzten Blogbeitrag verraten. Sie können ihn hier nachlesen.

 

 

– Über die Autorin –

Chantal Weiland hat Kommunikations- und Medienwissenschaft studiert. Nach Ihrem Abschluss vertiefte sie ihre Kenntnisse im Bereich Marketing und Öffentlichkeitsarbeit in verschiedenen Unternehmen. Seit 2014 betreut sie das Marketing sowie das Benchmarking bei rotermund.ingenieure.

Ihr Kontakt/Ansprechpartner:

Chantal Weiland

rotermund.ingenieure
Pfennigbreite 8
37671 Höxter

Tel.: +49 (0)5271 697 9998

chantal.weiland@rotermundingenieure.de