Beschreibungen der Leistungen vor Vertragsbeginn
Immer mehr öffentliche und private Auftraggeber blicken bei der Ausschreibung von Dienstleistungen einer höheren Qualität entgegen. Um diese Qualität zu erreichen, müssen vor Vertragsbeginn Leistungen exakt beschrieben und Qualitätsstufen gebildet werden.
Vorbereitung ist die halbe Miete
Insbesondere bei einer erstmaligen Ausschreibung bedarf es einer umfangreichen und gezielten Vorbereitung. Schon im Vorfeld der Ausschreibung müssen intern oder mit einem Berater (auch im persönlichem Gespräch) über die auszuschreibende Stelle wichtige Punkte hinsichtlich des Ausschreibungsverfahren (wie Vertragsdauer, Vergabe der Lose, vergleichbare Referenzen oder ähnliches) abgesprochen werden. Die Vorbereitungszeiten werden leider oft genug unterschätzt.
Die Leistungen sind eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass eine klare Kalkulations-Grundlage geschaffen wird. Diese ermöglicht eine Vergleichbarkeit der Angebote und somit einen echten Wettbewerb. Die eindeutige Bestimmung des Auftragssolls vermeidet zudem Nachträge. Denn sind die Ausschreibungsunterlagen erst einmal veröffentlicht, ist eine Veränderung im Ausschreibungsverfahren nur noch mit einer zeitlichen Verzögerung möglich.
Eine barrierefreie Ausschreibung ist enorm wichtig
Um klaren und nachvollziehbaren Formulierungen sowie Anweisungen für den Bieter nachzukommen, ist die Ausschreibung optimal und rechtsicher vorzubereiten.
Leistungsverzeichnisse mit vielen Bedarfspositionen vermitteln gegenüber der künftigen Bieter sofort den Eindruck der ungenügenden Planung. Je eindeutiger die Informationen für den Anbieter sind, umso besser können z. B. Zeitbedarf, Maschinen, Material und technische Abläufe kalkuliert werden. Auch lässt sich die Objektbesichtigung schneller durchführen, wenn die Objektinformationen bereits mit den Ausschreibungsunterlagen versendet werden. Hierzu gehören beispielsweise Informationen wie Alter des Gebäudes, letzte Sanierung oder erforderliche Sicherheitsunterweisungen zum Gebäude.
Sind alle Vorbereitungen abgestimmt und die aufgezeigten Fragen geklärt, kann mit der formellen Ausschreibung begonnen werden. rotermund.ingenieure sind Ihnen bei der Erstellung Ihrer FM-Ausschreibung gerne behilflich. Hierzu unterstützen wir Sie bei der vorgenannten Punkten, erstellen die kompletten Ausschreibungsunterlagen und sorgen für eine lückenlose Dokumentation des Ausschreibungsprozesses.
