„Aus gutachterlicher Sicht stellt die Dokumentation eine wesentliche Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Betriebsführung dar.“ (Prof. Uwe Rotermund)
In Ausschreibungen und dem anschließend vereinbarten FM-Vertrag ist die laufende Pflege der Dokumentation eine durch den Auftragnehmer zu erbringende Leistung. Oft wird diese Leistung als Nebenleistung formuliert. Aus gutachterlicher Sicht stellt die Dokumentation eine wesentliche Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Betriebsführung dar.
Dokumentation – Ein Praxisbeispiel
In einem erstellten Gerichtsgutachten wurde ein bekannter FM-Dienstleister (in den Top 10 der Lünendonk-Liste) durch die Eigentümerin des Gebäudes mit der Erbringung der Leistungen des technischen Gebäudemanagements beauftragt. Das Gebäude war zuvor bereits mehrfach veräußert worden und befindet sich in einer Großstadt in Deutschland. Der FM-Dienstleister erbrachte zumindest Teile seiner Leistungen, dies wurde durch eine Ortsbesichtigung der technischen Anlagen und u.a. die vorhandenen Wartungs-Aufkleber an den Anlagen festgestellt.
Der Streitgegenstand der Parteien bezog sich nicht unmittelbar auf die Leistungen des Gebäudemanagements. Vielmehr waren Abrechnungsfragen zu Medien zu klären. Zur Beantwortung der Beweisfragen durch den Gutachter waren detaillierte technische Anlagenschemata notwendig. Weder der Gebäudeeigentümer noch der FM-Dienstleister verfügten über eine vollständige technische Dokumentation. Im Gegenteil, es waren nur maximal 10% der normalerweise zu erwartenden Dokumentation verfügbar.
Bei den technischen Anlagen handelte es sich u.a. um RLT-Anlagen zur Versorgung von Räumen mit sehr hohen Anforderungen an die Hygiene der Raumluft. Aus gutachterlicher Sicht ist es nicht nachvollziehbar, wie durch den FM-Dienstleister eine ordnungsgemäße Betriebsführung erfolgen konnte. Aufgrund der nicht vorhandenen Dokumentation, nicht durchführbarer Öffnungen von Zwischendecken etc. konnte die bisherige Betriebsführung nicht fachgerecht erfolgen. Die Leistungen des FM-Dienstleisters wurden zuvor nicht auditiert/geprüft.
Verstoß gegen die Betreiberverantwortung
Für „normale“ FM-Verträge bedeutet dies, dass die Dokumentation eine wesentliche Voraussetzung für die ordnungsgemäße Leistungserbringung darstellt. Insofern ist dieser Punkt bei Bestandsaufnahmen und im Zuge der Vergaben verstärkt zu betrachten.
Eine nicht vorhandene Dokumentation und eine nicht ordnungsgemäße Betriebsführung verstößt gegen die Vorgaben der Wahrnehmung eine ordnungsgemäßen Betreiberverantwortung. Die Verwendung und Pflege der Dokumentation ist durch eine zyklische Auditierung zu prüfen. Bei Neubauten und Sanierungen ist darüber hinaus die Erfassung der Dokumentation mit Unterstützung der fm.datenbank sehr zu empfehlen, hierdurch werden die o.g. Probleme vermieden.
Über den Autor
Prof. Uwe Rotermund ist als Gesellschafter von rotermund.ingenieure und als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Facility Management (Ingenieurkammer Niedersachsen) in vielfältigen Projekten der freien Wirtschaft und der öffentlichen Hand tätig. Zudem lehrt und forscht er im Bereich Immobilien-Lebenszyklus-Management und Facility Management an der Fachhochschule Münster.
