Da hat man seine Ausschreibungsunterlagen sorgfältig mit viel Mühe und Zeiteinsatz vorbereitet und erwartet nach Ende der Angebotsfrist einen Stapel an Angeboten von unterschiedlichen Dienstleistern. Tatsächlich klingelt der Postbote aber nur einmal und sein Päckchen ist auch eher klein. Woran liegt es, wenn nur wenige Bieter Angebote abgeben?
Wie so oft gibt es auf diese Frage keine eindeutige Antwort und die Gründe können vielfältig sein. In der folgenden Liste haben wir einige mögliche Gründe aufgeführt.
DER AUFTRAG GEHT SEIT JAHREN AN DEN GLEICHEN DIENSTLEISTER
Ob Vetternwirtschaft, der Golfpartner, dem jeder Auftrag unter der Bank zugeschustert wurde –
in vielen Fällen erhalten immer die gleichen Dienstleister den Auftrag, auch wenn anderen Angebote qualitativ besser und/oder kostengünstiger waren. Der bittere Beigeschmack bleibt und noch fataler für den Auftraggeber: Früher oder später ziehen die anderen Dienstleister ihre Konsequenz aus dem bisherigen „Vergabeverfahren“ und bieten nicht mehr an.
Was können Sie dagegen tun?
Zunächst sollten Sie so ehrlich sein und sich die Frage stellen, ob Sie überhaupt etwas dagegen tun möchten. Hat es Gründe, warum Sie denselben Dienstleister schon mehrmals hintereinander beauftragt haben?
Selbstverständlich gibt es nicht nur so plakative Gründe für die wiederkehrende Vergabe wie eingangs dargestellt. Es können auch ganz praktische Argumente für die Wiederbeschäftigung sprechen, wie eine über Jahre hinweg gut funktionierende Partnerschaft, externe Mitarbeiter, die mit den Unternehmensinterna vertraut sind oder ähnliches. Prüfen Sie, woran es in Ihrem Fall lag und ziehen Sie die entsprechenden Konsequenzen:
- Halten Sie aufgrund der bisher tadellosen Zusammenarbeit an einem Dienstleister fest, überlegen Sie, ob eine (Neu-)Ausschreibung überhaupt sinnvoll ist. Lohnt es sich ggf. über eine Vertragsverlängerung nachzudenken? Auch in diesem Zuge können Verträge optimiert werden!
- Gab es bisher eine Person auf Entscheiderebene, die das letzte Wort genutzt und die Entscheidung eigenständig gefällt hat? Sprechen Sie gegenüber Dienstleistern bewusst die Problematik an und geben Sie Hinweise darauf, dass Sie nachdem die Person das Unternehmen verlassen hat, gerne einen Neustart machen möchten.
AUSSCHREIBUNG VON SPEZIALLEISTUNGEN
Meist kann man es schon an Titeln wie „Instandhaltungsverträge für die Gewerke Türen, Tore, Schranken“ oder „Prüfung elektrischer Anlagen und Betriebsmittel nach DGUV-Vorschrift 3 (ehemals BGV A3)“ erkennen: Bei der Ausschreibung handelt es sich um Leistungen, die nur durch spezialisierte Firmen erbracht werden (können). Entsprechend geschmälert wird die Liste der potentiellen Bieter, insbesondere im ländlichen Raum.
Was können Sie dagegen tun?
Sprechen Sie im Rahmen der Ausschreibungsvorbereitung und/oder in der Angebotsphase gezielt Fachfirmen und –Dienstleister an. Hilfe bei der Suche nach diesen Spezialisten bietet beispielsweise unsere Unternehmensdatenbank, in der Sie gezielt nach zu erbringenden Leistungen suchen können.
Sind aus der Vergangenheit ähnliche Probleme bekannt, lohnt es sich ggf. auch über ein neues Ausschreibungskonzept nachzudenken und die Leistungen künftig gebündelt zu vergeben.
DIE CRUX MIT DEN BIETERFRAGEN
In öffentlichen Vergabeverfahren sind Bieter verpflichtet, Unklarheiten in den Vergabeunterlagen oder der Leistungsbeschreibung aufzuklären. Auch in privatwirtschaftlichen Ausschreibungsprojekten ist dieses Vorgehen üblich.
Das Vorgehen ist denkbar simpel: Der Bieter reicht seine Fragen schriftlich ein, der Auftraggeber antwortet schriftlich und muss die Bieterfragen mitsamt der Antwort allen Bietern zur Verfügung stellen. Doch genau hier liegt, insbesondere in spezialisierten Projekten, eine Möglichkeit für Bieter, andere Bieter „zu vergraulen“. Wie das funktioniert? Fragen werden so formuliert, dass andere Bieter ohne finanzielle Mehraufwände nicht mithalten können. Häufen sich die Positionen, nehmen potentielle Bieter schnell Abstand von einer Angebotsabgabe.
Was können Sie dagegen tun?
Beugen Sie mit einem eindeutigen und präzisen Leistungsverzeichnis vor! Sollten Sie dennoch den Verdacht haben, dass einige Bieterfragen auf den oben genannten Zweck abzielen, gilt es die Antworten ganz genau abzuwägen. Ggf. kann es auch helfen, die Vergabeunterlagen nachträglich zu überarbeiten bzw. in einzelnen Punkten zu korrigieren.
Fallen Ihnen weitere Gründe ein oder möchten Sie eine Handlungsempfehlung zu Ihrem konkreten Problem? Dann sprechen Sie uns gerne an!
