Wie oft sollte man eigentlich ausschreiben?
Letzte Woche hat mein Kollege Alexander Glas an dieser Stelle von Kuriositäten aus aktuellen Vertragswerken berichtet. Dabei ist er der Frage nachgegangen, warum man Dienstleistungsverträge im Facility Management regelmäßig erneuern und aktualisieren sollte. Vielleicht kam dabei auch bei Ihnen die Frage auf, wie oft man eigentlich (neu) ausschreiben sollte.
So machen es die anderen
Glücklicherweise kann ich bei der Recherche zu diesem Thema auf unsere umfangreiche Ausschreibunsgdatenbank zurückgreifen. Demnach werden FM-Leistungen im Schnitt mit einer Vertragslaufzeit von 47,41 Monaten, also rund 4 Jahren, ausgeschrieben. Etwaige Verlängerungsoptionen wurden dabei nicht beachtet.
Bei der Festlegung der Ausschreibungszyklen spielen grundsätzlich verschiedene Faktoren eine Rolle. Die Naheliegendste: Sind Sie aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder Compliances verpflichtet, regelmäßig auszuschreiben? Werden dabei sogar genaue Vorgaben gemacht? Nun, dann bräuchten Sie hier eigentlich nicht weiterlesen. Aber es geht spannend weiter – versprochen!
Wider dem Trott!
Je nach Leistungsart empfehlen wir eine Vertragslaufzeit von 3-4 Jahren. Wie bereits mein Kollege Alexander Glas in seinem eingangs erwähnten Beitrag schildert, dient diese Zeitspanne dem turnusmäßigen Nachfassen, ob beispielsweise veraltete Anlagen aus den Verträgen gestrichen werden müssen. Gleiches kann man auch auf andere Leistungsbereiche übertragen: Sind die Empfangsdienste noch für die gleichen Besucherströme zuständig? Betreut das Reinigungspersonal laut Vertrag gar aktuell leerstehende Räume in höheren Serviceleveln?
Hand aufs Herz: Kennen Sie aktuelle Preise für Sicherheitspersonal oder technische Prüfer? Eine regelmäßige Neuausschreibung gibt Ihnen die Möglichkeit, aktuelle Marktpreise zyklisch abzufragen. Im Idealfall können Sie bei der Vergabe an einen günstigeren Anbieter auch bares Geld sparen. Bitte beachten Sie aber, dass der Qualitätsstandard dabei nicht abnimmt.
Last but not least ist es im geschäftlichen Umfeld wie auch überall anders: Ohne einen gewissen Druck schleicht sich der Trott ein. Die Folgen daraus sind vielseitig: Schleifende Prüfzyklen, nicht durchgeführte (Teil-)Arbeiten oder ähnliches.
Vertragslaufzeiten nicht zu kurz gestalten
Viele gute Gründe, warum sollte man da nicht öfter ausschreiben? Eine gewisse Vertragslaufzeit ist für alle Beteiligten sinnvoll, um das Tagesgeschäft in Ruhe weiterführen zu können. Bei der Betreuung des Technischen Gebäudemanagements (etwa Betreiben, Betriebsführen, Betreuung der Gebäudeautomation etc.) ist beispielsweise eine gewisse Einarbeitung nötig. Salopp spricht man oft von rund einem Jahr, die ein Dienstleister bzw. die durchführenden Mitarbeiter benötigen, um mit dem Gebäude und den technischen Anlagen vertraut zu sein.
Um einen schnelleren und reibungslosen Übergang zu gewährleisten, empfehlen wir übrigens eine begleitete Start-Up-Phase – aber dazu können Sie an anderer Stelle in unserem Blog mehr lesen.
