Wesentliche Ausschreibungsunterlagen
Welche Unterlagen benötigen Bieter, um einen Teilnahmeantrag beziehungsweise ein Angebot zu erstellen? Der Umfang einer Ausschreibung ist von mehreren Faktoren abhängig. Er kann sich je nach Art und Umfang des Projektes deutlich unterscheiden. Wichtig ist, dass die Ausschreibungsunterlagen Dokumente mit einer vollständigen Beschreibung der zu erbringenden Leistungen sowie Angaben zu den Eignungsvoraussetzungen der Bieter enthalten.
Die folgende Liste hat daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern soll die wesentlichen Bestandteile einer Ausschreibung nennen und kurz beschreiben.
Gebäudemanagement-Vertrag
Der Gebäudemanagement-Vertrag enthält die wichtigsten vertraglichen Rahmenbedingungen. Dazu gehören beispielsweise die Pflichten beider Vertragsparteien, Art und Umfang mit Leistungsmehrungen oder -minderungen oder Regelungen zur Kündigung des Vertrags.
Outsourcing-Verträge für Leistungen im Bereich des Facility Managements sind in der Regel modular aufgebaut. D.h. im Vertragsrahmen werden Regelungen für den Einsatz und die Wirkung aller Vertragsebenen definiert. Zudem sollten aufgrund der Komplexität der Ausschreibungs- und Vergabeunterlagen Widerspruchsregelungen aufgenommen werden. Konkret ist dabei die Reihenfolge der Gültigkeit der unterschiedlichen Dokumente festzulegen.
Die Aufnahme einer kompletten Liste gültiger Normen und Richtlinien in den Vertrag ist nicht zu empfehlen. Trotz allergrößten Bemühungen bei der Recherche aller gültigen Dokumente wird eine abschließende und vollständige Aufzählung unmöglich sein.
Aufbau des Gebäudemanagementvertrags (Auszug)
Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung beinhaltet im Wesentlichen die Anforderungen an den Dienstleister. Hier werden Merkmale und Eigenschaften des Gegenstandes der Auftragsvergabe festgelegt. Dazu gehören beispielsweise
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- eine Auflistung der Aufgaben
- ggf. die Organisation vor Ort
- Pläne
- der Einsatz von IT-Systemen und
- die Definition von Serviceleveln
Diese Informationen definieren das Aufgabenprofil für den Dienstleister.
Leistungsverzeichnis
Das Leistungsverzeichnis ist ein Bestandteil der Leistungsbeschreibung. Es ist die Grundlage für die Angebotssumme. Im Leitsungsverzeichnis werden, wenn die Ausschreibung einen massenbezogenen Teil besitzt, Massengerüste aufgeführt. Sie beinhalten im Wesentlichen Anlagen und Baugruppen der zu bewirtschaftenden Immobilie.
Arbeitskarten
Arbeitskarten finden insbesondere im Bereich des Technischen Gebäudemanagements Anwendung. Hierin sind Vorgaben über Zyklen und Leistungen für den Dienstleister, z. B. die zu erbringenden Wartungsleistungen, dargestellt. Alle Vorgaben müssen sich an gesetzlichen Rahmenbedingungen und Vorgaben orientieren.
Vorlagen und Beispiele
Das Team der rotermund.ingenieure kann auf bewährte und standardisierte Unterlagen zurückgreifen, die im Einzelfall an die jeweiligen Anforderungen und Rahmenbedingungen angepasst werden.
Hierdurch ist gewährleistet, dass qualitativ hochwertige Unterlagen innerhalb einer verhältnismäßig kurzen Zeit erstellt und abgestimmt werden können. Sprechen Sie uns gerne an.
