Tipps für eine effektive Fotodokumentation
Wir haben an anderer Stelle mehrfach über die Bestandsaufnahme und begleitende Themen berichtet. Die Fotodokumentation ist ein wichtiger – aber leider oft missachteter – Teil bei der Bestandsaufnahme. Auf die folgenden Punkte sollten Sie achten, um Fotos in hoher Qualität zu erhalten und die Dokumentation langfristig zu sichern.
Smartphone vs. Spiegelreflexkamera
Ob Technikzentrale oder Sanitärräume, in den Innenräumen herrscht oft eine schlechte Lichtsituation. Dies stellt gleichermaßen hohe Anforderungen an den Fotografen wie Kamera samt Objektiven. Fakt ist, dass insbesondere Bilder von Smartphones dabei eher schlecht abschneiden.
Wir möchten den Einsatz von Smartphones, die heutzutage teils sehr leistungsfähige Kameras mit einer hohen Auflösung verbaut haben, nicht grundsätzlich verteufeln. Für die Erstellung einer Fotodokumentation raten wir jedoch von der Nutzung ab und empfehlen den Einsatz einer Spiegelreflex- oder Systemkamera mit Wechselobjektiven. Diese haben einen größeren Sensor verbaut, welche auch bei schlechten Lichtverhältnissen Bilder mit einer hohen Qualität aufnehmen.
Die nachfolgenden Bilder veranschaulichen den Unterschied zwischen hochwertigen Fotos mit einer Spiegelreflexkamera und Smartphone Fotos:
Fotos mit Spiegelreflexkamera
Reinzoomen möglich, damit auch nachträglich noch Details nacherfasst werden können.
Fotos mit Smartphone
Reinzoomen nicht möglich. Details können nicht nacherfasst werden.
Der bedeutende Unterschied liegt nicht in der Farblichkeit, sondern im Detail: Bei dem mit der Spiegelreflexkamera aufgenommenen Bild ist es möglich, reinzozoomen und Details zu erkennen. Somit haben Sie auch nach der Bestandsaufnahme die Möglichkeit, einzelne Punkte nachzuerfassen. Dies ist bei dem Smartphone-Bild nicht möglich, da hier nicht tief genug herangezoomt werden kann.
Aber: Eine gute Kamera macht noch keine guten Bilder. Es kommt auch auf die Einstellungen an.
Bilderchaos von Anfang an vermeiden
Ob privat oder beruflich: Spätestens seit dem Einzug der Digitalfotografie knipsen wir munter drauf los und die Bilderflut nimmt schnell zu. Um im Anschluss an die Aufnahme Fotos und Bilder schnell wiederzufinden und zuordnen zu können, sollten Sie sich ein eigenes System zur Orientierung zurechtlegen.
Haben Sie eine Checkliste, mit allen Anlagen, Räumen etc.? Dann fotografieren Sie zuerst Ihre Checkliste ab, auf der Sie markiert haben, welche Anlage Sie mit den folgenden Bildern dokumentieren. Eine Alternative wäre die Dokumentation über Fotos von Anlagen-Kennzeichnungssystemen , Raumnummern oder ähnlichem. Nicht nur Dritte, die die Bilder anschließend sichten und sortieren, werden Ihnen für diese Hilfestellung dankbar sein!
Um vergleichbare Aufnahmen gewährleisten zu können, empfehlen wir auf gleichbleibende Rahmenbedingungen und Aufnahmetechniken zu achten. Fotografieren Sie eine Anlage beispielsweise immer erst frontal und anschließend die relevanten Details. Um eine Bilderflut (und den damit verbundenen Mehraufwand in der Nachbereitung) zu vermeiden, konzentrieren Sie sich bewusst auf die Dinge, die Sie dokumentieren möchten.
Sichten, Sortieren und Dokumentieren
Nach der Bestandsaufnahme vor Ort beginnt der oft aufwendigere Teil: Die entstandenen Bilder müssen sortiert und nachbereitet werden.
Im Rahmen der ersten Sichtung sollten Sie zunächst prüfen, ob Sie für alle Anlagenteile die notwendigen Informationen gesammelt haben. Falls nicht, sollte nach Möglichkeit und örtlichen Rahmenbedingungen nachgefasst werden. Darüber hinaus sollten Sie alle nicht benötigten Bilder – neben unscharfen insbesondere auch doppelte oder nicht-sachgemäße Bilder – löschen. Sie werden Sie im Anschluss nicht mehr brauchen!
Zur Fotodokumentation bieten sich verschiedene Möglichkeiten und Programme an, auf die wir an dieser Stelle nicht im Einzelnen eingehen möchten. Egal auf welche Art, wichtig ist es die Fotos zu markieren und zu benennen. Achten Sie dabei auf eine schlüssige und auf für Dritte verständliche Systematik und/oder Ablagestruktur. Optional können Sie die Bilder bearbeiten oder mit relevanten Tags und Metadaten versehen.
Mit Blick auf die langfristige Archivierung der Daten sollten Sie zudem prüfen, ob Sie die Bildgrößen minimieren können.
Daten archivieren oder nutzen?
Auch beim Stichwort Datenarchivierung gibt es nicht die „richtige“ Vorgehensweise. Ob die Bilder lokal, auf dem Firmenserver, in speziellen Datenbanken, CAFM-Systemen oder in einer eigenen Cloud gespeichert werden – für alle Varianten sprechen verschiedene Vor- und Nachteile. Machen Sie sich vor der Auswahl bewusst, für welche Zwecke Sie die Daten im Anschluss benötigen und welche Anforderungen sich daraus an die Ablage ableiten lassen.
In unseren Projekten machen wir oft die Erfahrung, dass Bestandsdaten im Rahmen einer Ausschreibung mühevoll aufgenommen und im Anschluss einfach abgelegt werden. Bei diesem Vorgehen sind die Daten bereits mit der nächsten Prüfung oder Wartung veraltet und der vorab betriebene Aufwand in diesem Sinne wertlos. Wir können daher nur empfehlen, die Daten nicht nur zu archivieren, sondern auch stetig weiter zu pflegen. Hierzu nutzen wir die fm.datenbank, deren Funktionen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch vorstellen.
