Veranstaltungsplanung beginnt nicht mit der Cocktail-Karte
Eine erfolgreiche Ausschreibung beginnt mit einer Definition der Ziele. Warum dies so wichtig ist, habe ich neulich in einem sehr anschaulichen Beispiel wiedergefunden:
Stellen Sie sich vor, Sie planen eine Veranstaltung. Bevor Sie mit der Locationsuche, dem Catering, der Gästeliste oder dem Rahmenprogramm befassen, sollten Sie zunächst für sich definieren, warum die Veranstaltung überhaupt stattfinden soll. Ein Meeting mit wichtigen Geschäftskunden erfordert eine andere Ausrichtung als die Gartenparty mit Freunden, ein mehrtägiger Kongress wiederum eine größere Vorbereitung als ein Vortrag vor den Auszubildenden in der eigenen Firma.
Die gleichen Auswirkungen hat eine Zieldefinition auf den späteren Ausschreibungsprozess. Sie sollten sich daher zu Beginn Ihre Grob- und Feinziele klar machen und den Projektablauf sowie alle zu erstellenden Unterlagen darauf ausrichten.
Ziele und Motivation hinter einer Ausschreibung
Rund die Hälfte unserer Kunden sind aufgrund gesetzlicher Vorgaben zu einer Ausschreibung verpflichtet. Für viele ist dies zwar der entscheidende (und unumgängliche) Grund, sie verbinden den Vergabeprozess jedoch mit weitreichenderen Zielen. Diese können beispielsweise sein:
- Senkung der bisherigen Kosten
- Verbesserung der Dienstleistungsqualität
- Verbesserte Steuerung des Dienstleisters
- Konzentration des Ausschreibenden auf seine Kernprozesse
- Flexiblere Reaktionen auf neue Herausforderungen oder Marktgegebenheiten
- Verminderung von Risikofaktoren (Betreiberverantwortung)
Die Liste ließe sich an dieser Stelle noch um viele Punkte ergänzen. Nicht genannt sind beispielsweise komplexere Umstrukturierungen aufgrund einer Umstellung des Betriebskonzeptes, Reaktionen auf make-or-buy-Analysen oder Personalbedarfsberechnungen und ähnliches. Beispielsweise mit Blick auf das Catering kann aber auch der Wunsch nach innovativeren Möglichkeiten der Wunsch sein.
Erfolg braucht Strategie
Der bisherige Beitrag hat hoffentlich gezeigt, dass Sie sich nicht gänzlich unüberlegt in das „Abenteuer Ausschreibung“ stürzen sollten. Beachten Sie bei der Zielsetzung aber auch, dass Ihre Ziele realistisch bleiben und in das Selbstverständnis Ihres Unternehmens passen. So erreichen Sie auch bei Ihren Mitarbeitern oder Kunden langfristig eine hohe Akzeptanz für die angestrebten Veränderungen.
Lesetipp: Je nach Zielsetzung variiert selbstverständlich auch der Aufwand und die Dauer einer Vergabe. Mit der Frage nach einer realistischen Zeiteinschätzung beschäftigt sich unser Blogbeitrag „Über die Dauer einer Ausschreibung“.
