Ist nach der Auswahl des Dienstleisters eine Aufnahme der Bestandsdaten geplant, kommt häufig zunächst ein sogenannter Letter of Intend zum Einsatz.
Warum ein Letter of Intend?
Grundsätzlich empfehlen wir für eine FM-Ausschreibung den Aufbau eines belastbaren Leistungsverzeichnisses. Sofern erforderlich sollte eine Bestandsaufnahme im Vorfeld der Ausschreibung erfolgen. Ist dies aus terminlichen oder rechtlichen Gründen (Zugänglichkeit Objekt/Baustelle, Verfügbarkeit Datenlage) nicht möglich, wird oftmals ein Letter of Intend eingesetzt.
Dieser dient als Absichtserklärung zwischen Auftraggeber und Dienstleister, um nach Abschluss der Verhandlungen und Feststellung der Massendaten zur Festlegung der Vergütung zu einem Vertragsabschluss zu gelangen.
Die Inhalte des Letter of Intend müssen auf den Anwendungsfall abgestimmt sein. Für den Zeitraum der Verhandlung und Feststellung der Bestandsdaten können zum Beispiel Geheimhaltungsvereinbarungen oder Exklusivitätsklausen aufgenommen werden.
Was muss beachtet werden?
Zur Bieterauswahl müssen aber auch bei unvollständigen Bestandsdaten Bewertungskriterien gebildet werden. Dies kann eine Preisabfrage anhand von Einheitspreisen oder auf Basis eines „Referenz-Leistungsverzeichnisses“ eines ähnlichen Gebäudes sein. Ein solches Vorgehen ist immer ein Kompromiss – je unvollständiger die Datenlage desto größere Kalkulationsunsicherheiten bestehen. Somit kann der Kalkulationspreis des „Referenz-Leistungsverzeichnisses“ deutlich von dem späterem Vergütungspreis nach der Bestandsaufnahme abweichen. Dies erschwert auch die Vorauswahl des Bieters, mit dem der Letter of Intend geschlossen werden soll.
Unabdingbar ist in diesem Prozess der unmittelbare Austausch in einem Bietergespräch, um das gemeinsame Verständnis der Aufgabenstellung herzustellen und Vertrauen zwischen den Parteien aufzubauen. Dabei sollte der Bieter sein Konzept zur Leistungserbringung vorstellen, welches als Bewertungskriterium zur Bieterauswahl neben dem Kalkulationspreis des „Referenz-Leistungsverzeichnisses“ für die Entscheidungsfindung herangezogen werden sollte.
Der Start-Up-Phase kommt in diesem Prozess eine besondere Bedeutung zu. In der Start-Up-Phase wird die Massenermittlung zum Aufbau des späteren Auftrags- und Abrechnungsleitungsverzeichnisses erstellt. Konzeptionell sollte anhand der Datenermittlung zudem ein zeitgemäßes, digitales Instandhaltungsmanagement aufgebaut werden. Wir empfehlen in dieser Phase dringend, besonderen Wert auf die Prozessbegleitung und Qualitätssicherung zu legen. Gerne unterstützen wir den Auftraggeber in der Start-Up-Phase, damit an der Stelle zielgerichtet die Basis für die Leistungserbringung aufgebaut wird.
