Von Ausschreibungen profitieren nicht nur Kommunen

6 Gründe, warum private Unternehmen ihre Facility-Management-Leistungen ausschreiben sollten

Ausschreibung und Vergabe – es soll Menschen geben, die zucken bei diesen beiden Worten innerlich zusammen. Was ein Aufwand! Was für ein (rechtliches) Mienenfeld! Aber zum Glück muss da ja nur die Öffentliche Hand ran…

Nun, ich hätte da ein paar Gründe, die auch nicht-öffentliche Organisationen vielleicht zum Umdenken bringen. Denn eine Ausschreibung der Facility Management Leistungen kann durchaus auch für privat-wirtschaftliche Unternehmen deutliche Vorteile mit sich bringen.

Inhalte dieses Beitrags

Keine vergaberechtlichen Vorgaben

Wer seine Ausschreibung – auch als privater Auftraggeber – nach VOB/A* durchführt, ist automatisch in der Pflicht, die Grundsätze der VOB/A zu beachten. In diesem Fall würden die nachgenannten Vorteile nicht für Sie gelten.

Wir gehen daher vom umgekehrten Fall aus, in dem eine private Ausschreibung keinen vergaberechtlichen Vorgaben unterliegt. Dies können Sie vielfach zu Ihrem Vorteil nutzen: Sie können beispielsweise den Teilnehmerkreis beliebig eingrenzen und die Bietereignung und -qualifikation nach eigenem Ermessen festlegen. Genauso können Sie Bietergespräche ohne Vorgaben führen oder – ein nicht zu vernachlässigender Punkt – frei entscheiden, wann, wo und mit welcher Laufzeit ihre Ausschreibung veröffentlicht wird.

Mit Blick auf die eingangs genannte VOB/A ergibt sich ein weiterer Trumpf: Sie können den Auftrag an einen Bieter Ihrer Wahl vergeben, ohne die Gefahr möglicher Schadensersatzansprüche zu laufen.

Nutzen Sie diese Vorteile, um die Anforderungen ganz spezifisch an Ihre Ziele anzupassen.

*Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil A: Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Bauleistungen

Bessere Vergleichbarkeit der Angebote

Durch eine Ausschreibung macht man oft eine größere Zahl von Anbietern auf die zu vergebenen Leistungen aufmerksam: Dies kann nicht nur den Blick auf neue Projektpartner und deren (vielleicht sogar bisher unbekannte) Lösungen lenken, sondern steigert auch die Angebotsauswahl. Trotz im besten Fall vielfältiger Angebote, bietet die zugrunde liegende Struktur die bestmögliche Vergleichbarkeit.

Für die meisten Auftraggeber ist es wohl DAS Argument für eine Ausschreibung: Sie erhalten eine breite Auswahl an Angeboten von verschiedenen Dienstleistern – bei bestmöglicher Vergleichbarkeit. Darüber freut sich nicht nur der Einkauf. Sie können sich nun in freier Wahl für den Kandidaten entscheiden, der in den von Ihnen festgelegten Punkten (Qualität, Nachhaltigkeit, Preis etc.) die beste Performance bietet.

Ade unkontrollierte Preissteigerungen

Zugegeben, dieser Grund bezieht sich nicht nur auf private Ausschreibungen. Wir finden ihn aber so wichtig, dass er auf gar keinen Fall in dieser Auflistung fehlen darf.

Durch regelmäßige Neuausschreibungen erhalten Sie immer auch eine aktuelle Übersicht über geltende Marktpreise. Dies ist im Rahmen einer „normalen“ Vertragsverlängerung leider nicht immer gegeben. Wir mussten in zahlreichen Projekten die Erfahrung machen, dass Altverträge zu den zu Vertragsschluss getroffenen Konditionen und Preissteigerungen verlängert wurden. Nicht selten lagen die Preise nach dieser Verlängerung deutlich über den gängigen Marktpreisen.

Bitte verstehen Sie uns nicht falsch: Wir sind absolute Gegner des Prinzips „Alles muss billiger werden“. Gute Qualität soll durchaus ihren Preis haben. Allerdings dürfen diese Preise ruhig regelmäßig hinterfragt und mit Marktwerten verglichen werden, um „unnütze“ Preiserhöhungen zu vermeiden.

Ausschreibungen nicht nur nach Schema F

Vielleicht kennen Sie unsere Grafik zum Standard-Ablauf eines Ausschreibungsprozesses. Halten Sie sich bitte nicht daran fest! Ausschreibungen müssen weder immergleichen Lösungsschritten folgen, noch die gleiche Zielsetzung verfolgen. Was ich damit sagen will? Denken Sie neu, quer, outside the box!

Drehen wir den Spieß doch einmal um: Wir selbst nehmen regelmäßig an Ausschreibungen teil, vorwiegend für Beratungsleistungen im Facility Management. Oft stoßen wir dabei auf sehr starre Strukturen und festgeschriebene Leistungen. Überspitzt dargestellt passt dann die Zielsetzung gar nicht zu den abgefragten (Teil-)Leistungen und wir sind uns sicher, dass wir das genannte Ziel auf anderem Wege schneller, effektiver oder kostengünstiger erreichen können. All dies ist selbstverständlich auch auf Facility Services Anbieter übertragbar.

Wir haben bereits mehrere innovative Wettbewerbe begleitet, in denen Leistungen nicht nach Schema F ausgeschrieben wurden. Stattdessen wurden den zukünftigen Bietern im Rahmen eines Workshops ausführlich die Ziele und Hintergründe erläutert. Im Nachgang wurden dann seitens der potentiellen Dienstleister passende Konzepte erstellt und bepreist. Natürlich erfordert diese Herangehensweise einen deutlich höheren Zeiteinsatz. Er bietet aber eben auch große Vorteile für Auftraggeber und -nehmer.

Dokumentation der Bieterverhandlungen

Im Rahmen der Ausschreibung, insbesondere aber der Bieterverhandlungen und -gespräche, ist eine lückenlose Protokollführung und Ausweisung der Verhandlungsstände aus unserer Sicht unumgänglich. Dies bietet für Sie insbesondere im Fall späterer Unstimmigkeiten oder gar Streitigkeiten mit dem Auftragnehmer die Möglichkeit, auf getroffene Zusatzvereinbarungen u.ä. hinzuweisen. Dergleichen ist in frei vergebenen Aufträgen – die nicht selten auf Vertragsmustern der Auftragnehmer beruhen – in der Regel nicht gegeben. Verpassen Sie daher nicht diese Chance auf Vertragssicherheit.

Kein Verzicht auf Know-How

Können Sie sich noch auf meine einleitenden Worte erinnern? Von wegen viel Aufwand, rechtliches Minenfeld und sonstige Zweifel.

Egal, ob noch ein klitzekleiner Funke dieses Zweifels da ist oder ob Sie einfach aus zeitlichen Gründen eine Unterstützung benötigen: Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Ausschreibungsprojekt und setzen unser ganzes Know-How für Sie ein. Dabei blicken wir u.a. auf die Erfahrung vieler erfolgreich durchgeführter privaten Ausschreibungen zurück (und auch „ein paar“ öffentliche, aber das passt ja nun nicht zum Thema…).