6 Schritte zur Optimierung von Wartungsleistungen
Die Anforderungen an die Sparpolitik von Kommunen sind in aller Munde und machen auch vor dem Facility Management bzw. Gebäudemanagement keinen Halt. Als unabhängiger Berater unterstützen wir zahlreiche Kommunen beispielsweise bei der Ausschreibung von FM-Leistungen. Unser Ziel ist es, Leistungen zu optimieren und Kosten gleichzeitig zu reduzieren.
Wie das geht, haben wir uns heute am Beispiel der Wartung von technischen Anlagen genauer angesehen. Wie Sie diese optimieren können, erfahren Sie im folgenden Blogbeitrag oder unserer Checkliste – in sechs Schritten zum Erfolg!
Bestandsaufnahme der Gebäude
Egal welche Entscheidungen oder Prozesse wir uns im späteren Verlauf ansehen, alle basieren auf einer gründlichen Untersuchung und Bestandsaufnahme der vorhandenen Infrastruktur. Daher heißt es zunächst: Zählen, sichten, dokumentieren, fotografieren.
Die Bestandsaufnahme muss alle baulichen und technischen Gewerke umfassen, für die Wartungsleistungen erbracht werden oder für die Anforderungen aus Sicht der Betreiberverantwortung bestehen. Weitere Tipps zur Durchführung einer Bestandsaufnahme finden Sie beispielsweise in unseren Beiträgen „Durchführung einer Bestandsaufnahme“ oder „Vier hilfreiche Werkzeuge für die Bestandsdatenerfassung„.
Die Checkliste zur Bestandsaufnahme sollte individuell
an jedes Projekt angepasst werden (Quelle: rotermund.ingenieure)
Datenintegration in Online-Datenbank
Mit der Bestandsaufnahme wird sich spätestens wenn die Ablage der Erfassungslisten und Fotos ins Spiel kommt, das Thema Speicherplatz und -ort in den Vordergrund drängen. Aufgrund der großen Datenmengen empfehlen wir den Verzicht auf Excel-Listen zugunsten einer Ablage in einer Datenbank. Hier sollten mindestens folgende Inhalte integriert werden:
- Gebäude
- Gewerk
- Technische Anlage
- Individueller AKS-Schlüssel (verlinken)
- Anlagenbauteile
- Wartungsleistungen mit Terminen u.ä.
- Sachverständigen-/Sachkundigenprüfungen
- Leistungskataloge für die Wartung
- Leistungskataloge für Sachverständigen-/Sachkundigenprüfungen
- PDF- oder Office-Dokumente zur jeweiligen Anlage
- Foto(s) der jeweiligen Anlage
- Prüfberichte Sachverständigen-/Sachkundigenprüfung
- Berichte über durchgeführte Wartungsleistungen
Übrigens: Mit der fm.datenbank bieten wir eine Online-Datenbank mit genau diesem Leistungsspektrum an. Diese kann auch später auch beispielsweise im Rahmen einer Ausschreibung der Wartungsleistungen genutzt werden. Sprechen Sie uns gerne an.
Prüfung der Wartungsverträge/-kosten
Nachdem die Wartungsverträge gesammelt wurden, sollten Sie nun einer inhaltlichen und preislichen Prüfung unterzogen werden. Achten Sie dabei insbesondere auf einen Abgleich mit den fachlich notwendigen Leistungen sowie die Vollständigkeit der Leistungserbringung. Zudem sollten Sie klären, ob es Wartungs- oder Instandhaltungsverträge sind.
Aus der Praxis wissen wir, dass eine Unterscheidung oft nicht ganz einfach ist. Wir unterstützen Sie daher gerne bei der Prüfung und dem Abgleich der Leistungen. In diesem Rahmen können wir auch gleich die Kosten der Wartungsleistungen mit unseren aktuellen Ausschreibungsergebnissen aus FM-Ausschreibungen abgleichen.
Datenerfassung der notwendigen Leistungen Instandhaltung
Als nächstes sollten Sie eine Strategie erstellen, welche Leistungen im Rahmen der Instandhaltung erbracht werden sollen. In unserer Empfehlung bzw. anzupassenden Strategievorlage, die wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch vorstellen, führen wir dabei verschiedene Punkte auf. Schwerpunkte bilden dabei wichtige Fragen zur Dokumentation und zur Schnittstelle Betreiber/Dienstleister.
Im Anschluss heißt es dann umsetzen und die Daten erfassen. Scheuen Sie dabei nicht davor zurück, Ihren Dienstleister mit einzubinden und dies auch entsprechend vertraglich zu regeln.
Sicherstellung Betreiberverantwortung
Es ist im letzten Punkt schon ein wenig angeklungen, aber jetzt sollten Sie die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung wirklich auf Herz und Nieren prüfen:
Sind die Verantwortlichkeiten klar geregelt? Gibt es offene Klärungspunkte? Werden Prüfberichte fachgerecht abgelegt? Auch hier unterstützen wir Sie gerne mit einem entsprechenden Fragenkatalog.
Ausschreibung der Wartungsleistungen
Wir sind uns fast sicher: Nach Sichtung Ihrer Verträge und ggf. einem Abgleich mit aktuellen Ausschreibungsergebnissen werden Sie die Leistungen rund um die Wartungsleistungen neu ausschreiben wollen. Wie eine FM-Ausschreibung aussehen und idealtypisch ablaufen soll, haben wir Ihnen auf unserer Website in der Rubrik „Vertragsoptimierung“ sehr genau und detailliert beschrieben.
Mit Blick auf die Besonderheit Wartungsausschreibung sollten Sie darüber hinaus klären, ob Sie ausschließlich die Wartung oder auch weitere Leistungen der Instandhaltung ausschreiben möchten. Denken Sie über eine Bündelung von Wartungsleistungen nach Regionen (z.B. Städte in einem Landkreis), Gewerken oder Leistungsarten nach und halten Sie Ausschau nach ortsansässigen Bietern – dies ist natürlich mit dem Vergaberecht vereinbar.
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Optimierung von Wartungsleistungen? Dann sprechen Sie uns gerne an. Unser Ausschreibungs-Team hat sicherlich noch den ein oder anderen Tipp für Sie parat!
Checkliste
Statt einer Zusammenfassung haben wir Ihnen die einzelnen Schritte nochmals in einer Checkliste zusammengefasst (mit Klick auf das Bild startet der PDF-Download).
Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung bei der Optimierung von Wartungsleistungen? Dann sprechen Sie uns gerne an. Unser Ausschreibungs-Team hat sicherlich noch den ein oder anderen Tipp für Sie parat!
